Was ist eigentlich ein Qualitätshandbuch?

Es gibt verdeubelt viele Leute, die sich darüber aufregen, dass in Abschluss- und Meisterprüfungen doch tatsächlich Prüfer verlangen, dass Beiträge für ein Qualitätshandbuch, kurz auch Q- Handbuch, in der schriftlichen Prüfung verlangt werden.

Ob das wirklich nur Blödsinn oder einfach nur Teil einer fachgerechten Arbeit ist, das können wir hier einmal zusammen erörtern:

Immer wieder in der täglichen Arbeit gibt es Sachen, die einem gut oder weniger gut gelingen. Das ist im Betrieb und auch zuhause so. Oft werden Sachen neu ausprobiert, wiederum mit gutem oder weniger gutem Erfolg. Wenn dann aber etwas richtig gut gelingt, dann wäret Ihr und ich ja mit dem Klammerbeutel gepudert, wennIhr Euch die Rezeptur, das Verfahren, das Hilfsmittel oder die hilfreiche Adresse eines Experten nicht notieren würdet: In einer Kladde, einem Ordner oder einer Datei. Und schon habt Ihr ein Qualitätshandbuch. Ein Eintrag im Qualitätshandbuch zu einer bestimmten Situation, die Euch hilft, beim nächsten Mal, vielleicht erst in einem Jahr, wiederrum erfolgreich das Problem zu lösen.

Auch ein Qualitätshandbuch: Damit die griechischen Hackbälle immer gleich gut sind, immer die selbe Qualität haben

Im Betrieb ist es das Q- Handbuch, bei Euch zuhause kann das z.B. Euer Notizbuch sein, in dem Ihr Euch besonders gut gelungene Kochrezepte eintragt oder das Büchlein mit den besten Tipps aus dem Urlaub, wie Hoteladressen, Mietwagenfirma, Buslinien, usw..

Jetzt lasst uns mal ein Pferdebeispiel aus dem Betrieb nehmen: Pferd hat Mauke. Jeder hat einen anderen Vorschlag. Was Mauke wirklich ist, das ist auch nicht so sicher und zum Schluss probieren alle irgendetwas irgendwie aus. Wenn ein Betrieb ein funktionierendes Qualitätsmanagement besitzt, dann setzen sich zu festgesetzten Terminen, z.B. jeden Mittwochnachmittag, alle im Betrieb, vom Chef bis zum Azubi, zusammen und besprechen anstehende Probleme. Hier z.B. die sehr variantenhaltige und wahrscheinlich nicht erfolgreiche Maukebehandlung. Als Ergebnis einigen sich alle Beteiligten auf ein Verfahren und auf eine weitere Besprechung darüber in zwei Wochen. Es wurde also etwas geplant (die Maukebehandlung) und es wird etwas durchgeführt (die Maukebehandlung). Nach zwei Wochen treffen sich Mittwochnachmittag alle wieder, schauen sich das Pferd an und stellen fest, dass diese Methode prima angeschlagen hat. Die Nachprüfung oder der Check hat ergeben, wie erfolgreich Mauke behandelt wurde. Die Beteiligten einigen sich (umsetzen) auch noch, dass das nötige Material, z.B. eine Salbe, Verbandmaterial, usw., beschafft und ein Mauke- Erste- Hilfe- Kasten im Stallbüro eingerichtet wird. Gleichzeitig wird festgelegt, wer jetzt „Maukebeauftragte/r“ ist. Damit dieses Wissen, die Behandlung der Mauke sowie der Inhalt des Mauke- Erste- Hilfe- Kastens nicht vergessen wird und jeder jetzige aber auch kranke oder zukünftige Mitarbeiter nachlesen kann, wie in diesem Stall die Mauke ab sofort behandelt wird, gibt es einen Eintrag im Qualitätshandbuch. Gleichzeitig mit dem möglichst leicht zu lesenden Handbuch- Eintrag wird das Inhaltsverzeichnis aktualisiert. Schließlich soll jeder Mitarbeiter den Beitrag, praktisch die Betriebsanleitung, sofort finden. Klar ist auch, dass das Q- Handbuch an einer immer gleichen, zentralen Stelle steht, damit die Mitarbeiter mal eben reinschauen können.

 

Ganz wichtig: Das Q- Handbuch ist keine langatmige Abhandlung, viel besser sind Ablaufdiagramme oder Stichworte und konkrete Hinweis, wie z.B.: Wann ist der Tierarzt zu rufen, wann der Besitzer zu informieren, usw..

 

Ein Beitrag im Q- Handbuch ist also nichts anderes als eine „Betriebsanleitung“, wie in einer bestimmten Situation, z.B. Kolikverdacht, Fütterung, Lüftung, Reinigung, Neueinsteller, Unfall, Weidedüngung, usw., zu handeln ist. Also ganz praktisch, betriebsbezogen.

 

Ein Q- Handbuch ist immer fimentypisch und zeigt, wie die Verantwortlichen ihren Betrieb geführt haben möchten. Dabei ergeben sich auch Schwerpunkte, die für Kunden von entscheidendem Interesse sind: Ist das ein nachhaltig wirtschaftender Betrieb? Ist das ein hygienisch arbeitender Betrieb? Wie werden Pferde dort ausgebildet, welchen Stellenwert besitzt der Tierschutz, ist es üblich Schlaufzügel zu benutzen, wie wird das Stallklima geführt, wie die Weiden gedüngt, wie bei Kolikverdacht vorgegangen oder welche Fütterungsphilosophie steckt dahinter? Diese Liste ist schier unendlich und das ist Eure Aufgabe im Projekt: Welche Schwerpunkte und Verfahren plant Ihr? Mit welchen Punkten wollt Ihr bei Kunden punkten und Euch ein Alleinstellungsmerkmal gegenüber den zahlreichen Mitbewerbern schaffen bzw. kostendeckende Angebote durchsetzen?

Und ganz zum Schluss muss nun noch gesagt werden, dass die einmalige Beschäftigung, in unserem Beispiel die Mauke, natürlich nicht ausreicht, denn an einem Mittwochnachmittag, vielleicht nach einem Jahr, macht ein Kollege den Vorschlag, doch einmal etwas an der Maukebehandlung zu ändern, weil es da was erfolgversprechenderes geben soll. Also dreht sich der sog. Qualitätszirkel wiederum: planen (plan), machen und ausprobieren (do) und überprüfen (check) und umsetzen (act). Das Ergebnis kann sein, dass der alte Q- Handbucheintrag so bleibt wie er war, oder aber verändert, verbessert wird. Und siehe da, im Betrieb gibt es ein funktionierendes Qualitätsmanagement mit einem ständig „drehenden“ Qualitätszyklus: Lebenslanges Lernen!

 

Es gibt einen weiteren Vorteil eines Qualitätshandbuches. Daher kommt der Name Qualität im Handbuch: Wenn sich alle Mitarbeiter an das Qualitätshandbuch halten, dann wird, wir bleiben bei unserem Beispiel, jede Mauke von jedem Mitarbeiter im Stall, vom Chef bis zur Aushilfe, in derselben Qualität behandelt. So wie es der Betrieb seinen Kunden versprechen und mit diesem Versprechen auch Werbung machen kann. Dabei ist Qualität nicht gleichbedeutend mit gut. Wenn sich ein Betrieb auf einen schlechten Standard im Q- Handbuch geeinigt hat, dann stimmt zwar die versprochene Qualität, das muss noch lange nicht gut, sachgerecht, erfolgreich und kundenorientiert sein. In diesem Sinne ist das Q- Handbuch DIE Visitenkarte eines Pferdebetriebes. Ihr als zukünftige Führungskräfte könnt es sein, die die Verantwortung für die Inhalte und die Ausrichtung eines Q- Handbuches tragt.

Betriebsabläufe in einem Q-Handbuch können ideal als Ablaufdiagramm gestaltet werden. Hier üben Azubis das Verfahren.
Ein Ablaufdiagramm macht die Entwurmungsstrategie eines Betriebes rasch deutlich und ist die „Gebrauchsanweisung“ für alle Mitarbeiter. Ablaufdiagramme haben den Vorteil, dass sie wesentlich besser und schneller die Mitarbeiter informieren, als langatmige Texte. Ihr könnt ein Ablaufdiagramm mit der Hand zeichnen oder aber mit ganz vielen Computerprogrammen. Die passenden Formen und Pfeile findet Ihr in fast allen Programmen.

Und warum sollen nun Azubis Beiträge für ein Q- Handbuch schreiben? Ganz einfach: Anstelle irgendwelche Wochen- und Erfahrungsberichte abzuschreiben, macht es viel mehr Sinn, Azubis mit in den Betrieb einzubinden und sie mit einer sinnvollen Tätigkeit, die dem gesamten Betrieb zu Gute kommt, lernen zu lassen. Nicht Bulimielernen sondern handlungsorientiert Aufgaben lösen. Und so ganz nebenbei ist dieses verantwortliche Lernen eine Wertschätzung der Chefs bzw. Führungskräfte für die Mitarbeiter. Mal richtig Verantwortung übernehmen, gefordert sein und nicht nur tägliches, abstumpfendes Misten. Und nur zufriedene Mitarbeiter bringen einen Betrieb weiter. Und zu Euch als zukünftige Führungskräfte: Chefs scheitern an ihren Mitarbeiter. Pflegt sie, lasst sie nicht nur misten.

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